Video-Konferenzsysteme: Guter Draht zu Projektpartnern

Pandemiebedingte Kontaktbeschränkungen machen neue Kommunikationsformen notwendig. Video-Konferenzsysteme ermöglichen einen kontaktfreien multimedialen Austausch mit Planern, Handwerkern und Bauherrn. Was sollte man beachten?

Video-Konferenzsysteme vereinfachen Projektbesprechungen mit externen Partnern und ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. © Microsoft

Corona hat den direkten Kontakt zu Projektpartnern aufgrund strenger Kontaktbeschränkungen zeitweise komplett unterbrochen. Da der Pandemieverlauf weiterhin unsicher ist, das Homeoffice moderne Kommunikationswerkzeuge voraussetzt (architektur 7/20: Telearbeit: My home is my office) und strenge Kontakt- oder Reisebeschränkungen für laufende Projekte schnell kritisch werden können, nutzen Planer zunehmend alternative Kommunikationswege, wie Webmeetings oder Videokonferenzen. Aber lassen sich damit die vielfältigen planenden Tätigkeiten erledigen, wenn der persönliche Kontakt fehlt? Welche Vor- und Nachteile haben Webmeetings und wo liegen die Grenzen? Was ist technisch und rechtlich zu beachten? Das sind Fragen, die man vorher klären sollte, denn die multimediale Online-Kommunikation setzt eine gute Vorbereitung voraus.

Webmeetings ermöglichen Online-Projektbesprechungen – eine höher auflösende Kamera und ein Headset verbessern die Audio- und Videoqualität. © Logitec

Technische Voraussetzungen

Über die wichtigste technische Voraussetzung für Webmeetings verfügen zwar nicht alle, aber die meisten Unternehmen oder Haushalte: eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung mit einer Datentransferrate ab 16 Megabit pro Sekunde (Mbit/s). Professionelle Systeme brauchen höhere Bandbreiten (ab 50 Mbit/s). Langsamere Verbindungen sind mit Bildunterbrechungen und Qualitätsverlusten verbunden. Bei mobilen Videoanrufen sollte man beachten, dass pro Minute – je nach Videoqualität – zwischen 3 und 20 Megabyte Daten übertragen werden und damit das maximale Datenvolumen von Mobilfunkverträgen schnell sprengen können. Praktisch immer vorhanden ist ein internetfähiges Endgerät –  ein PC, Notebook/Laptop, Tablet oder Smartphone samt eingebautem Lautsprecher, Mikrofon und Webcam. Damit die Bildqualität stimmt, sollte die eigene Kamera über eine HD- (1024 × 768 Pixel) oder Full-HD-Auflösung (1.920 x 1.080 Pixel) verfügen. Da auch eine schlechte Audioqualität unprofessionell wirkt, ist ein Headset oder ein In-Ear-Kopfhörer mit integriertem Mikrofon empfehlenswert. Damit kann man die Tonqualität verbessern und störende Nebengeräusche oder Rückkoppelungen vermeiden. Werden parallel zum Videochat Dokumente oder Pläne online besprochen, sind ein oder besser zwei möglichst großformatige, hoch auflösende Monitore sinnvoll (ab 21 Zoll Bildschirmdiagonale, ab 1920 x 1200 Pixel Bildauflösung).

© Cisco

Vorteile und Möglichkeiten

Sind diese technischen Voraussetzungen erfüllt, muss man nur noch mit dem Gesprächspartner einen Termin vereinbaren und ihm einen Einwahl-Link, zum Beispiel per E-Mail schicken. Klickt er zum vereinbarten Termin auf den Link, wird der Video-Chat gestartet. Ist der Gesprächspartner bereits im Konferenzsystem angemeldet und kennt man seine Adresse, kann man ihn auch spontan kontaktieren, sofern er online ist. Ein Ersatz für das persönliche Gespräch oder Vor-Ort-Termine sind virtuelle Treffen im Internet zwar nicht, sie sind aber eine gute Ergänzung und Alternative, wenn persönliche Treffen nicht möglich sind. Die Kommunikation ist kontaktfrei, bequem, praktisch kostenfrei, zeit- und kostensparend. Zwar müssen Webmeetings, ebenso wie echte Kundentermine, in der Regel vorher vereinbart werden – Anfahrtszeiten fallen aber weg. Grundsätzlich lassen sich alle Tätigkeiten, die keine persönliche Präsenz voraussetzen, online erledigen. Oft spielen aber der Augenkontakt, die Mimik, Gestik, der persönliche Eindruck oder die Besprechung von Dokumenten eine wichtige Rolle – insbesondere bei der Klärung strittiger Fragen oder der Besprechung komplexer Themen. Vieles lässt sich aus den nonverbalen Signalen des Gesprächspartners herauslesen und man kann dessen Argumente und Aussagen besser einordnen. Andere Aufgaben lassen sich überhaupt nicht online erledigen, beispielsweise Aufmaße, die Baustellenüberwachung oder Erfassung von Mängeln, Soll/Ist-Abgleiche oder Abnahmen von Leistungen. Manchmal erledigt sich aber die Notwendigkeit einer persönlichen Anwesenheit, wenn man etwa mit der im mobilen Endgerät integrierten Kamera dem Gesprächspartner die Situation vor Ort visuell vermittelt.

Filesharing-Funktionen ermöglichen die gemeinsame Betrachtung und Besprechung von Dokumenten. © Veeting Rooms

Was sollten Video-Tools können?

Video-Konferenzsysteme müssen unkompliziert bedienbar und plattformunabhängig sein, weil die Gesprächspartner häufig unterschiedliche Betriebssysteme und auch mobile Geräte mit kleinen Displays nutzen. Ferner sollte zur Not auch eine Telefoneinwahl möglich sein. Basis-Funktionen sind die Video- und Audio-Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Partnern, der Text-Chat, das Teilen der Bildschirm-Anzeige (Screen- oder Desktop-Sharing) sowie von Dateien (File-Sharing). Damit lassen sich viele Aufgaben bewältigen: Potenziellen Mietern können Wohnungen vorab per Video-Chat präsentiert, mit Handwerkern können Angebote, Pläne und andere Dokumente besprochen oder Mängelprotokolle gemeinsam abgearbeitet werden etc. Praktisch sind dabei Markierungs- und Zeichenwerkzeuge, um Details der Bildschirm­anzeige oder von Dokumenten hervorzuheben oder eine Whiteboard-Funktion, die Teilnehmern das Schreiben und Zeichnen auf einem digitalen Flipchart ermöglicht. Für Besprechungen in größerer Runde oder für virtuelle Besprechungstermine mit mehreren Partnern ist eine Splitscreen-Darstellung für die Anzeige aller Teilnehmer wichtig, ferner die Übertragung der Maus- und Tastaturkontrolle an einzelne Teilnehmer und der Wechsel der Moderator-Rolle. Eine Protokoll-Funktion ist praktisch, damit Besprochenes nicht vergessen wird. Eine Aufzeichnungs-Funktion ist dann nützlich, wenn man wichtige Besprechungsdetails erneut wiedergeben möchte.

Bei professionellen Videokonferenz-Systemen steht die Kommunikation mehrerer Teilnehmer in hoher Bild- und Tonqualität im Vordergrund. Deshalb setzen Besprechungsräume professionelle Videokonferenz-Hardware voraus, die sich auf die individuelle Raumakustik anpasst. © Sharp

Auch das Drumherum sollte stimmen

Bei Webmeetings sollten nicht nur die Technik, sondern auch das eigene Erscheinungsbild und das Umfeld stimmen, denn mit jedem Video-Anruf repräsentiert man sich und sein Unternehmen. Kleidung, Sprache und Auftritt sollten einem persönlichen Vor-Ort-Termin entsprechen. Bei Online-Meetings ist der Augenkontakt besonders wichtig. Es ist zwar sehr gewöhnungsbedürftig – dennoch sollte man darauf achten, dass man nicht nur auf den Bildschirm, sondern möglichst auch hin und wieder in die Kamera blickt, also sein Gegenüber direkt anschaut. Dabei sollte sich die Kamera auf Augenhöhe befinden, weil diese Perspektive vorteilhafter ist als beispielsweise von unten. Mobile Endgeräte sollten deshalb etwas erhöht platziert werden, beispielsweise mithilfe einer höhenverstellbaren Docking-Station für Laptops oder eines speziellen Tablet- oder Smartphone-Stativs. Achten sollte man auch auf das richtige Tages- oder Kunstlicht, das von seitlich vorne kommen sollte, damit das Gesicht und dessen Mimik gut erkennbar sind. Bei Kunstlicht sollte man auf die richtige Farbtemperatur achten, um einen unvorteilhaften Blau- oder Gelbstich zu vermeiden. Der Raum und dessen Hintergrund sollten optisch wie akustisch ruhig und aufgeräumt sein. Einige Videokommunikations-Tools verfügen auch über Funktionen, die den Hintergrund unscharf machen oder einen Hintergrund nach Wahl einblenden.

Über mobile Videoanrufe kann man auch die Situation vor Ort visuell vermitteln, vorausgesetzt die Qualität der mobilen Datenverbindung stimmt. © CAT Phones

Was sollte man rechtlich beachten?

Videokonferenzen bergen in Bezug auf den Datenschutz und die Datensicherheit Risiken. Insbesondere Lösungen von Anbietern mit Firmensitz außerhalb der EU stehen im Verdacht, mit den übertragenen Daten nicht konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umzugehen. Zwar werden die Übertragungsdaten meist verschlüsselt, Nutzerdaten allerdings häufig auf außereuropäischen Servern mit laxeren Sicherheitsstandards gespeichert. Dann besteht die Möglichkeit, dass Anmelde-, Video- und Audiodaten missbräuchlich verwendet werden. Deshalb sollte man Anbieter mit Sitz in der EU bevorzugen und mit diesem einen so genannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich zu einem DSGVO-konformen Umgang mit den Daten. Darüber hinaus ist – sofern vorhanden – stets die Business-Version einer Software zu bevorzugen, weil sie meist höhere Sicherheitsstandards bietet. Beim Screen- und File-Sharing sollte man darauf achten, dass nur für das Webmeeting relevante Informationen zu sehen sind. Dazu gehört auch, vor dem Meeting alle Push-Nachrichten zu deaktivieren, überflüssige Programm-Fenster zu schließen und das Handy oder Smartphone stumm zu schalten, um Störungen zu vermeiden. Sollen Video-Chats mitgeschnitten werden, muss im Voraus das Einverständnis aller Beteiligten eingeholt werden.

Damit Kommunikationspartner unterschiedliche Betriebssysteme und auch mobile Geräte mit kleinen Displays nutzen können, müssen audiovisuelle Kommunikations-Tools plattformunabhängig sein. © Cisco

Welche Lösungen gibt es?

Eine Video-Kommunikation per Internet ermöglichen zahlreiche Programme aus unterschiedlichen Software-Kategorien, die sich in ihren Funktionen überschneiden (siehe Anbieterübersicht). Bei Videokonferenz-Systemen stehen die VoIP-Telefonie und die Übertragung von Live-Videostreams von zwei oder mehreren Teilnehmern im Vordergrund. Webmeeting- und Kollaborations-Software ermöglicht darüber hinaus Gruppen-Chats, das Teilen von Bildschirm­inhalten, den Datenaustausch, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten etc. Auch Desktop-Sharing-Software, ursprünglich für den Software-Support entwickelt, ermöglicht neben dem Teilen von Bildschirminhalten und dem Fernzugriff auf Programme auch einen audiovisuellen Austausch mit Partnern. Webinar-Systeme werden vorrangig für Online-Seminare oder Schulungen eingesetzt, ermöglichen aber ebenfalls eine Video-Kommunikation mit einem oder mehreren Partnern. Auch Instant-Messenger wie WhatsApp, ICQ und andere bieten teilweise Video-Chat-Funktionen, ebenso wie einige Virtuelle Projekträume oder BIM-Server. Einige Videokonferenz-Programme setzen die Installation eines lokalen Programmmoduls voraus, andere laufen vollständig im Web-Browser und weder der Anrufende noch der Angerufene müssen ein Programm installieren. Viele Lösungen sind in der Basisversion kostenlos, allerdings bei begrenzter Teilnehmerzahl oder Übertragungsdauer etc. Die Kosten der Vollversion liegen, je nach Preismodell, zwischen 10 und 25 Euro pro Moderator und Monat und bis zu 100 Teilnehmern. Mehr Teilnehmer und diverse Zusatzleistungen (mehr Cloudspeicher, individuelle Anpassung etc.) kosten extra. Nehmen mehrere Personen in einem Raum an einer Besprechung teil, muss neben der Vielzahl an Teilnehmern auch die individuelle Raumakustik berücksichtigt werden. Dann ist eine technisch aufwändigere Videokonferenz-Hardware notwendig. Diese besteht aus speziellen Monitoren, Kameras und Audiosystemen und ermöglicht sehr gute Bild- und Tonqualitäten.

Bei Webinar- und Schulungssystemen steht der Vortragende und die multimediale Vermittlung von Schulungsinhalten mit den entsprechenden Funktionen im Fokus. © Cisco

Fazit: Ein ergänzendes Kommunikationswerkzeug

Natürlich ist ein Telefonanruf schneller und einfacher, weil er keine Vorbereitung erfordert. Video-Meetings sind aber eine sinnvolle Ergänzung, denn sie ermöglichen auch eine visuelle Kommunikation oder die gemeinsame Besprechung von Dokumentinhalten. Außerdem sparen Sie Reisekosten, CO2 und Zeit – und bieten damit auch außerhalb pandemiebedingter Reise- und Kontaktbeschränkungen Vorteile. Nicht zuletzt sind Webmeetings inzwischen Teil einer modernen, zeitgemäßen Unternehmens- und Kommunikationskultur. Ein Ersatz für persönliche Begegnungen und Besprechungen unter vier Augen sind sie freilich nicht. Objekte können nicht begutachtet, haptisch erfahren und beurteilt, Wohnungen nicht mit allen Sinnen inspiziert werden und anderes mehr. Außerdem sind nicht alle Kommunikationspartner technisch ausreichend gerüstet, manche scheuen visuelle Medien und längst nicht alle verfügen über Hochgeschwindigkeits-Datennetze für Video-Chats ohne lästige Übertragungsstörungen. Als ein ergänzendes Kommunikationsmedium werden sich Video-Meetings deshalb nur durchsetzen, wenn die technischen Voraussetzungen stimmen.

Worauf sollte man achten? 

• Wichtig ist eine stabile und schnelle Internetverbindung ab 16 Mbit/s bzw. ab 50 Mbit/s für professionelle Videokonferenz-Systeme.
• Bild- und Tonqualitäten lassen sich durch extern anschließbare Videokonferenz-Kameras und -Mikrofone oder Headsets steigern.
• Die Wahl der Software hängt vom erforderlichen Funktionsumfang ab (Kommunikation, Kollaboration, Desktop-Sharing, Webinare etc.).
• Besprechungsräume setzen eine spezielle Videokonferenz-Hardware voraus, die auch die Raumakustik berücksichtigt.
• In größerer Runde sollten, mit Ausnahme des Moderators, alle Mikrofone ausgeschaltet sein, um Störgeräusche zu vermeiden.
• Vor dem Meeting alle Push-Nachrichten deaktivieren, überflüssige Fenster schließen und das Handy oder Smartphone stumm schalten.
• Werden parallel Dokumente oder Pläne online besprochen, sind zwei möglichst großformatige, hoch auflösende Monitore sinnvoll.

Produkte und Anbieter

Video-Conferencing: Adobe Connect (www.adobe.com), Alfaview (www.alfaview.com), Cisco Webex (www.cisco.com), Facetime (www.apple.com), Google Hangouts/Meet (www.google.com), GoToMeeting (www.gotomeeting.com), Meetgreen (www.meetgreen.com), Meetyou (www.meetyou.com), Skype (www.skype.com), Spreed (www.spreed.com), Veeting (www.veeeting.com), Zoom (www.zoom.com)

Kolaboration: Eyeson (www.eyeson.com), Slack (www.slack.com), Smartsheet (https://de.smartsheet.com), Teams (www.microsoft.com), Teamwork (www.teamwork.com), Watson Works (www.ibm.com), Wire (www.wire.com)

Desktop-Sharing: BeamYourScreen (www.beamyourscreen.com), Deskshare (www.deskshare.net), Fastviewer (www.fastviewer.com), Pcvisit (www.pcvisit.de), Teamviewer (www.teamviewer.com)

Instant-Messaging: ICQ (www.icq.com), Signal (www.signal.org), SilentPhone (www.silentcircle.com), Telegram (www.telegram.org), Threema (www.threema.ch), WhatsApp (www.whatsapp.com)

Webinare: BigBlueButton (https://bigbluebutton.org), ClickMeeting (www.clickmeeting.com), EasyWebinar (www.easywebinar.com), Edudip (www.edudip.com), Mikogo (www.mikogo.com), Webinaris (www.webinaris.com), WebinarJam (www.webinarjam.com)

Videokonferenz-Hardware: Avaya (www.avaya.com), Cisco (www.cisco.com), Crestron Electronics (www.crestron.com), Hewlett-Packard (www8.hp.com), Jabra (www.jabra.com), Lenovo (www.lenovo.com), Logitec (www.logitec.com), Placetel (www.placetel.de), Poly (www.poly.com), Sharp (www.sharp.de)

Text: Marian Behaneck

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