BMSP-Software: Büro und Projekte auf dem Schirm

Bauprojekte kann man heute überall managen – am Arbeitsplatz, auf der Baustelle oder im Homeoffice. Welche Werkzeuge braucht man dazu und was sind die aktuellen Trends bei Programmen für das Management von Bauprojekten und des Planungsbüros?

Büro und Projekte auf dem Schirm: Digitale Büro- und Projektmanager unterstützen Planer bei der Büro-, Bauzeiten- oder Budget-Kontrolle. © Projekt Pro

Zu den vielen Herausforderungen für Planer gehören unter anderem knappe Kosten- und Terminrahmen, Personal- und Kapazitätsengpässe oder der zunehmende Aufwand für die Baustellendokumentation. Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) wird deshalb immer wichtiger – und sie wird immer mobiler. Wichtige Funktionen sind entweder auch als App mobil verfügbar oder die komplette Software kann als SaaS-Anwendung (Software as a Service) zeit-, orts- und plattform­unabhängig eingesetzt werden. Zu den weiteren Trends gehören die Einbindung von BIM-Gebäudemodellen in das Management von Projekten, die Ressourcenplanung oder die flexible Zeiterfassung, wahlweise am PC-Arbeitsplatz, über ein Büro-Terminal oder mobil per App.

Büro und Projekte managen kann man heute überall – am Büroarbeitsplatz, auf der Baustelle, unterwegs oder im Home-Office. © UntermStrich Software

Büro und Projekte stets im Blick

BMSP-Software unterstützt Büro- und Projektverantwortliche bei der Erledigung von betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie bei der Projektplanung und -realisierung. Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten, sämtliche Einnahmen und Ausgaben, Budgets und Termine konsequent erfasst, erhalten Verantwortliche in Form von Tabellen oder Grafiken eine Übersicht über den aktuellen Projektstand und die wirtschaftliche Bürosituation. Darüber hinaus bieten die Programme zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation – etwa eine zentrale Bereitstellung von Projektdaten oder eine automatische Zuordnung von E-Mails. Da das Büro- und Projektmanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP-Software in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Stammdaten wie Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Projekte, Kostenstellen etc. gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter-/Projektzeiterfassung, Angebotserstellung und Honorarermittlung, Projektorganisation und dokumentation, für die Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten und Projektkosten, für die Kommunikation, Korrespondenz, ­Adress-,­ Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenplanung, das Dokumenten- und Kundenmanagement und einige mehr. BMSP-Software verbessert die Büroeffizienz durch eine transparente, strukturierte Verteilung von Informationen und Dokumenten an Projektbeteiligte, eine kontinuierliche Dokumentation, durch optimierte Abläufe und kürzere Suchzeiten. Suchfunktionen sorgen dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge stets verfügbar sind. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Mitarbeitern und Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass Unerledigtes nicht vergessen wird. Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine, Aufgaben oder Projektstände werden zentral online abgelegt, respektive automatisch mit der Bürosoftware synchronisiert. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden dadurch vermieden. Projektinformationen und -abläufe werden insgesamt transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in Sekundenschnelle abrufen. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, werden Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst. So lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste entstehen. Anhand dieser Nachkalkulationen laufender und abgeschlossener Projekte können interne Abläufe und die Kalkulation neuer Aufträge optimiert werden.

Cashflow Auswertung in ingo365 – unten: Balkendiagramm in der Monatsansicht zur raschen Erfassung, oben: Cashflow nach Gruppen mit Saldos. © newvision

Wie unterscheiden sich die Programme?

Rund 20 branchenspezifische BMSP-Programme bietet der Markt (siehe Infokasten). Unterscheiden lassen sich die Programme nach mehreren Kriterien – etwa nach dem Softwarekonzept: War BMSP-Software ursprünglich nur als so genannte On Premises-Lösung erhältlich, die auf einem lokalen Rechner oder Server installiert wurde, so sind zunehmend auch SaaS-Lösungen erhältlich. Diese ermöglichen eine Softwarenutzung über einen Internet-Browser auch ohne lokale Software-Installation. Gegen eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr kann man sie plattformunabhängig auf beliebigen Rechnern nutzen. Zu den Bürofunktionen von BMSP-Programmen zählen die Adressenverwaltung und Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Mit einer MS-Outlook- oder MS-Exchange-Schnittstelle lassen sich E-Mail- und Adressdaten synchronisieren. Eine TAPI-Anbindung ordnet eingehende Anrufe automatisch Projekten zu und dokumentiert sie. Büro-Controlling-Funktionen überwachen wichtige Bürokennzahlen, wie etwa die Arbeitskosten, den Projektstundenanteil, den mittleren Bürostundensatz oder den Gemeinkostenfaktor und machen damit die wirtschaftliche Bürosituation transparenter. Ebenso wichtig für die  wirtschaftliche Sicherheit sind Prognosen – etwa wie lange ein Büro mit dem aktuellen Auftragsbestand kostendeckend arbeiten kann – oder Liquiditäts-Kontrollen, die Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich im Blick behalten. Ressourcenplaner unterstützen eine Optimierung des Einsatzes von Mitarbeitern.

Die digitale Zeiterfassung kann wahlweise im Büro per Erfassungs-Terminal, am Homeoffice-­Arbeitsplatz oder mobil per App erfolgen. © Weise Software

Weitere Unterschiede und Kosten

Die Grundlage für das Projekt-Controlling bildet die Zeiterfassung. Sie sollte sowohl lokal am PC-Arbeitsplatz möglich sein als auch mobil per iOS-, Android-, respektive Web-App oder optional an einem Erfassungs-Terminal im Büro. Zu den Projekt-Controlling-Funktionen zählen das Aufgaben- und  Termin-Management, die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus oder die Erstellung von Soll-Ist-Vergleichen. Ist ein Modul für die Erstellung von Angeboten und Honorar-Rechnungen integriert, spart das nicht nur Zeit – es mindert auch die Gefahr, dass erbrachte Leistungen vergessen werden, weil die Software daran erinnert. Neben den üblichen Schnittstellen wie DOC, PDF, XLS, HTML oder XML sollten auch die Datenformate ebInterface (Österreich) sowie ZUGFeRD und XRechnung (Deutschland) unterstützt werden, damit Rechnungen maschinell gelesen und geprüft werden können. Die Preise für die BMSP-Basissoftware liegen zwischen 500 und 2.000 Euro – je nach Programmkonzeption und Funktionsumfang. Hinzu kommen Kosten für Zusatzmodule (ca. 100 bis 1.000 Euro). Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und bei Kaufprogrammen jährliche Wartungskosten. In diesen sollte mindestens ein Software-Update, respektive Upgrade sowie gegebenenfalls weitere Leistungen enthalten sein, etwa ein Telefon-Support. Die SaaS-Nutzungsgebühren liegen zwischen 20 und 30 Euro pro Arbeitsplatz und Monat, gegebenenfalls zuzüglich einer Grundgebühr oder Serverspeicher-Kosten.

Anhand individuell konfigurierbarer Auswertungs-Funktionen kann man den Projekterfolg und die Büro-Performance besser einschätzen. © UntermStrich Software

Trends: Ressourcen, Cloud und BIM

Mit der aktuellen Personalknappheit und steigenden Personalkosten wird die Planung personeller Ressourcen immer wichtiger. BMSP-Lösungen offerieren deshalb zunehmend auch Funktionen, mit denen die Mitarbeiter-Auslastung optimiert werden kann. So lassen sich beispielsweise sogenannte Büro-KPIs (Key Performance Indicators) auswerten. Mit diesen Schlüsselkennzahlen kann man die Leistung und Auslastung besser einschätzen. Neben der Ressourcenplanung werden die zeitnahe digitale Vor-Ort-Datenerfassung, der Mobilzugriff auf Projektdaten und der Abgleich mit der Bürosoftware immer wichtiger. Damit können Prozesse auch von unterwegs oder auf der Baustelle gesteuert, unnötige Mehrfacheingaben, Medienbrüche und Fehler vermieden werden. Cloudbasierte SaaS-Lösungen haben hier die Nase vorn. Während Android- oder iOS-Apps meist nur ausgewählte Funktionen mobil verfügbar machen – etwa die Zeiterfassung – und mobil erfasste Daten synchronisiert werden müssen, sind bei Weblösungen alle Funktionen auch unterwegs verfügbar. Die Nutzerdaten bleiben konsistent und sind sicher vor Datenverlust, weil sie zentral online abgelegt und automatisch gesichert werden. Bei der Auswahl des Anbieters sollte man auf eine mit der (Datenschutz-Grundverordnung) (DSGVO) konforme Lösung achten und mit ihm einen sogenannten Auftragsverarbeitungs- oder kurz AV-Vertrag abschließen, in dem er sich verpflichtet, DSGVO-Vorgaben einzuhalten. Auch BIM spielt eine immer wichtigere Rolle. Einige Programme bieten inzwischen eine Anbindung an das BIM-Gebäudedatenmodell an, das als IFC-Datei importiert und für unterschiedliche Zwecke verwendet werden kann – beispielsweise für die Übernahme von Raumbuchdaten, die automatisierte Erstellung von Bauzeitenplänen oder die Verortung von Mängeln. Auf der KI (Künstliche Intelligenz) basierende Funktionen werden auch im BMSP-Bereich zunehmend Einzug halten, etwa bei der Automatisierung von Prozessen, der Prüfung und Freigabe von Rechnungen oder der Vorhersage von Projektentwicklungen.

Zu den vielen BMSP-Funktionen gehört unter anderem die Abrechnung von Planungsleistungen, die Planung von Projektzeiten und Terminen oder die Budget- und Kostenkontrolle. © ib-data

BMSP-Software sorgfältig auswählen

Büro- und Management-Software für Planungsbüros ist ein zentrales Werkzeug für Büro- und Projektverantwortliche, unterscheidet sich aber sowohl softwaretechnisch als auch inhaltlich in vielen Punkten. Bei der Auswahl sollte man berücksichtigen, dass sie nicht zwingend alle in dieser Produkt­übersicht gelisteten Kriterien erfüllen muss, sondern nur jene, die aktuell auch tatsächlich gebraucht werden. Funktionsvielfalt macht die Bedienung schließlich nicht einfacher. Außerdem kann es zu Funktionsüberschneidungen kommen. Neben BMSP-Programmen unterstützen nämlich auch Virtuelle Projekträume (architektur 3/2019: Einfach zusammenarbeiten), Programme für die Baustellendokumentation (architektur 5/2021: Mängel mobil managen) oder für die Bauzeitenplanung (architektur 8/2018: Die digitale Zeitmaschine) das Projektmanagement. Deshalb sollte man sich vorher gut überlegen, was man braucht und was man wofür einsetzt – schließlich kommt es letztlich auf die Effizienz der Arbeitsabläufe an.

BMSP-Lösungen und Anbieter*

Abacus allprojects www.abacus-solutions.de
ABK www.abk.at
Acclaro www.acclaro.de
BauProCheck www.bauprocheck.de
BKS Win www.heitker.de
Buildup hp www.bauer-software.de
Cycot OM www.cycot.de
Ingo365 www.newvision.eu
IsyControl www.isycontrol.de
OfficeWare www.officeware.de
Pre² www.pre2.de
ProjektPro www.projektpro.com
RP-PRO www.loreg.de
S-Control www.kbld.de
SDR-Optimus www.sdr.at
SJ Office www.sj-software.de
StaWare E&P www.staware.de
untermStrich X4 www.untermstrich.com
Überbau www.metis-ag.com
Visuplus www.visuplus.com
VVW Control www.weise-software.de
Wiko www.wiko.de
ZT-Office www.mursoft.at

Weitere Infos und Quellen
Kunick, D: Büromanagement-Software für Planer am Bau. Der Praxis-Check 2017, aus: PBP Planungsbüro professionell, Sonderausgabe, IWW Institut für Wissen in der Wirtschaft, Würzburg 2017,
Download: https://planer-am-bau.de/fileadmin/user_upload/wp-content/sonderausgabe-der-grosse-buerosoftware-check-2017.pdf

Text: Marian Behaneck